Cách đánh giá tổng chi phí nhà cung cấp vật tư cho nhà máy

Nhân viên phòng mua hàng và hành chính thường phải xử lý nhiều nhóm vật tư, từ tem mác, bao bì đến vật tư văn phòng và vật tư phục vụ sản xuất. Nếu chỉ so sánh giá từng mã hàng, doanh nghiệp có thể bỏ qua chi phí giao nhận, số lần đối chiếu chứng từ và thời gian làm việc với nhiều đầu mối. Bài viết này giúp phòng mua hàng đánh giá tổng chi phí nhà cung cấp vật tư theo cách phù hợp hơn với hoạt động của nhà máy.

Tổng chi phí nhà cung cấp vật tư gồm những gì?

Tổng chi phí không chỉ là đơn giá trên báo giá. Khi đánh giá một nhà cung cấp, doanh nghiệp nên xem xét các nhóm yếu tố sau:

• Giá trị hàng hóa: Đơn giá và tổng giá trị của toàn bộ danh sách vật tư.
• Chi phí giao nhận: Điều kiện nhận hàng, địa điểm giao và số lần giao hàng cần thực hiện.
• Chứng từ: Khả năng xuất hóa đơn VAT, hóa đơn điện tử và mức độ đầy đủ của hồ sơ cần đối chiếu.
• Chi phí quản lý: Số lượng nhà cung cấp, số đơn hàng, số hóa đơn và số lần nhân sự phải theo dõi.
• Tính phù hợp của vật tư: Vật tư có đáp ứng đúng mục đích sử dụng, quy cách và yêu cầu nội bộ hay không.

Vì vậy, một báo giá có đơn giá thấp chưa chắc là phương án có tổng chi phí thấp hơn nếu doanh nghiệp phải chia nhỏ đơn hàng hoặc làm việc với quá nhiều đầu mối.

Vì sao nên đánh giá theo toàn bộ danh sách mua?

Nhà máy thường phát sinh nhu cầu mua định kỳ ở nhiều bộ phận. Tem nhãn có thể đi cùng mực in mã vạch; vật tư đóng gói có thể đi cùng băng dính, dây đai hoặc túi đóng gói. Khi lập danh sách chung, phòng mua hàng có cơ sở xem xét:

Cách làm này giúp phòng mua hàng nhìn tổng thể thay vì đánh giá từng sản phẩm tách rời.

Cách lập bảng đánh giá nhà cung cấp

Trước khi yêu cầu báo giá, nên chuẩn hóa danh sách vật tư theo các cột cơ bản:

• Tên vật tư.
• Mã hàng hoặc mô tả nhận diện.
• Quy cách đã biết.
• Số lượng dự kiến.
• Bộ phận sử dụng.
• Địa điểm nhận hàng.
• Yêu cầu về hóa đơn, chứng từ.
• Ghi chú về thời điểm hoặc kỳ mua nếu có.

Sau khi nhận báo giá, cần đối chiếu từng dòng và ghi nhận các điểm chưa rõ. Không nên tự suy đoán khi thiếu thông tin về quy cách, đơn vị tính hoặc điều kiện giao nhận. Với nhóm tem nhãn, có thể tham khảo các lựa chọn như decal giấy in tem nhãn và decal nhựa PVC, sau đó gửi yêu cầu cụ thể để nhà cung cấp tư vấn theo nhu cầu sử dụng.

Khi nào nên gom nhiều nhóm vật tư về một đầu mối?

Gom nhiều mã hàng phù hợp khi nhà máy có nhu cầu lặp lại ở nhiều bộ phận và muốn giảm số lượng đầu mối cần theo dõi. Lợi ích cần xem xét gồm:

• Dễ gửi một danh sách và nhận báo giá chung một lần.
• Thuận tiện đối chiếu mã hàng, số lượng và chứng từ.
• Giảm số lần trao đổi giữa phòng mua hàng với nhiều nhà cung cấp.
• Dễ lập kế hoạch gom đơn định kỳ.
• Có thể mua kèm các vật tư liên quan trong cùng nhóm, nếu yêu cầu sử dụng phù hợp.

Tuy nhiên, việc gom đơn vẫn cần dựa trên yêu cầu thực tế. Không nên đưa vào cùng danh sách những vật tư chưa xác định rõ quy cách hoặc chưa có nhu cầu sử dụng.

Kết luận

Để đánh giá tổng chi phí nhà cung cấp vật tư, phòng mua hàng nên xem đồng thời giá trị hàng hóa, chi phí giao nhận, hóa đơn chứng từ, số lần nhận hàng và công sức quản lý. Việc lập danh sách nhiều mã hàng giúp doanh nghiệp có cơ sở so sánh rõ hơn và hạn chế bỏ sót yêu cầu.

EVITY là đầu mối cung cấp vật tư tiêu hao cho nhà máy trong khu công nghiệp trên toàn quốc, gồm bảo hộ lao động, đóng gói bao bì công nghiệp, văn phòng phẩm – in ấn, vật tư phòng sạch và vật tư sản xuất – công cụ dụng cụ. EVITY xuất hóa đơn VAT cho đơn hàng, có thanh toán công nợ cho khách hàng doanh nghiệp theo thỏa thuận và giao hàng tận kho hoặc cổng nhà máy trong khu công nghiệp.

Phòng mua hàng có thể gửi danh sách nhiều mã hàng tại trang Gửi danh sách nhiều mã để nhận báo giá để EVITY báo giá chung một lần. Hãy chuẩn bị danh sách vật tư, quy cách và số lượng dự kiến để yêu cầu báo giá thuận tiện hơn.