Gom vật tư tiêu hao cho nhà máy về một đầu mối: Lợi ích thực tế
Giải pháp giúp phòng mua hàng và hành chính nhà máy giảm số lượng báo giá, hóa đơn VAT và số lần nhận hàng mỗi kỳ bằng cách gom vật tư tiêu hao định kỳ về một nhà cung cấp.
Đọc bài viếtDanh mục vật tư tiêu hao nhà máy cần theo dõi hằng tháng
Bảng kiểm các nhóm vật tư tiêu hao nhà máy theo từng bộ phận giúp phòng mua hàng và hành chính chủ động gom đơn định kỳ, tránh thiếu hàng đột xuất và dễ đối chiếu chứng từ.
Cập nhật 7 phút đọc
Vật tư tiêu hao trong nhà máy thường có giá trị đơn chiếc nhỏ nhưng chủng loại rất đa dạng và ít được chú ý cho tới khi hết đột xuất. Nếu chờ từng bộ phận báo thiếu mới tìm nơi mua lẻ, phòng mua hàng và hành chính sẽ mất nhiều thời gian xử lý báo giá, nhận hàng lắt nhắt và đối chiếu nhiều bộ hóa đơn. Việc thiết lập một bảng theo dõi vật tư tiêu hao nhà máy theo từng khu vực giúp doanh nghiệp chủ động đặt hàng định kỳ, gom đơn về một đầu mối và duy trì sản xuất ổn định.
1. Vì sao nhà máy nên quản lý vật tư tiêu hao theo từng bộ phận?
Trong thực tế vận hành tại các khu công nghiệp, mỗi bộ phận sử dụng một nhóm vật tư đặc thù với tốc độ tiêu hao khác nhau. Khi gộp chung tất cả vào một danh sách không phân loại, người kiểm kê rất dễ bỏ sót các mặt hàng phụ trợ hoặc đặt nhầm quy cách giữa các xưởng.
Phân chia bảng kiểm theo từng bộ phận mang lại ba lợi ích thiết thực cho phòng mua hàng:
- Giao đúng trách nhiệm kiểm kê: Tổ trưởng hoặc người phụ trách từng khu vực chủ động rà soát tồn kho thực tế của bộ phận mình vào cuối kỳ.
- Dự trù sát nhu cầu sử dụng: Dễ dàng điều chỉnh số lượng đặt mua dựa trên biến động nhân sự ở xưởng hoặc sản lượng hàng xuất kho.
- Thuận tiện gom đơn tổng hợp: Phòng mua hàng chỉ cần ghép nối nhu cầu từ các bộ phận thành một danh sách chung để làm việc với một nhà cung cấp đầu mối.
2. Chi tiết 5 nhóm vật tư tiêu hao nhà máy cần rà soát hằng tháng
Để tránh thiếu sót khi lập kế hoạch mua sắm định kỳ, bảng kiểm của nhà máy cần bao quát đầy đủ 5 khu vực sử dụng vật tư dưới đây:
Xưởng sản xuất — Bảo hộ lao động
Đây là nhóm vật tư gắn liền với an toàn làm việc mỗi ngày của công nhân trực tiếp đứng máy và lắp ráp:
- Bảo hộ cá nhân thay mới thường xuyên: Găng tay (vải, cao su, chống cắt), khẩu trang, nút tai chống ồn.
- Trang bị bảo hộ định kỳ: Quần áo bảo hộ, giày hoặc ủng bảo hộ, mũ bảo hộ, kính bảo hộ.
- Lưu ý khi theo dõi: Định mức nhóm Danh mục Bảo Hộ Lao Động cần tính toán dựa trên số công nhân và số ca làm việc. Đối với giày và quần áo, phòng hành chính nên lưu sẵn bảng cỡ (size) theo danh sách nhân sự để đặt hàng chính xác khi có đợt cấp phát hoặc tuyển mới.
Kho & xuất hàng — Đóng gói bao bì
Khâu đóng gói và lưu kho tiêu thụ lượng lớn vật tư theo từng lô hàng xuất đi mỗi ngày:
- Vật tư gia cố kiện hàng: Băng keo, màng PE quấn pallet, dây đai nhựa.
- Bao bì chứa đựng và bảo vệ: Thùng carton, túi nilon, túi zip, màng xốp bóng khí.
- Vật tư định danh hàng hóa: Tem nhãn, decal, giấy in vận đơn.
- Lưu ý khi theo dõi: Lượng đặt mua nhóm Danh mục Đóng Gói Bao Bì Công Nghiệp cần bám sát sản lượng xuất hàng, đồng thời chủ động tăng lượng dự trữ trước các đợt cao điểm.
Văn phòng & hành chính
Nhóm vật tư phục vụ công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ và in ấn biểu mẫu vận hành tại nhà máy:
- Giấy in, mực in, bút viết, sổ ghi chép, file tài liệu, kẹp giấy.
Khu vực phòng sạch
Đối với các dây chuyền yêu cầu kiểm soát bụi và tĩnh điện, việc đứt gãy nguồn cung vật tư phòng sạch có thể làm gián đoạn sản xuất:
- Khăn lau phòng sạch, thảm dính bụi, bao ngón, găng tay phòng sạch.
- Các loại vật tư chống tĩnh điện (ESD).
Tổ bảo trì & sản xuất
Bộ phận kỹ thuật và bảo trì máy móc cần duy trì sẵn các công cụ và hóa chất tiêu hao để xử lý công việc kịp thời:
- Công cụ dụng cụ và lưu trữ: Dao rọc, kéo, khay hoặc hộp linh kiện, dụng cụ cầm tay.
- Hóa chất bảo dưỡng: Dầu bôi trơn, hóa chất vệ sinh.
3. Bảng tóm tắt căn cứ lập kế hoạch mua hàng theo bộ phận
Phòng mua hàng có thể sử dụng bảng tiêu chí dưới đây để đối chiếu tính hợp lý khi các bộ phận gửi yêu cầu mua sắm hằng tháng:
| Bộ phận sử dụng | Nhóm vật tư chính | Căn cứ ước tính số lượng | Điểm cần lưu ý khi kiểm kê |
|---|---|---|---|
| Xưởng sản xuất | Găng tay, khẩu trang, nút tai, quần áo, giày, mũ, kính bảo hộ | Số lượng công nhân và số ca làm việc | Quản lý cỡ giày và quần áo theo danh sách nhân sự |
| Kho & xuất hàng | Băng keo, màng PE, dây đai, thùng carton, túi nilon/zip, xốp bóng khí, tem nhãn | Sản lượng xuất hàng thực tế và kế hoạch giao hàng | Tăng lượng đặt mua trước các đợt cao điểm xuất hàng |
| Văn phòng | Giấy in, mực in, bút, sổ, file tài liệu, kẹp giấy | Nhu cầu in ấn chứng từ và sử dụng hành chính định kỳ | Kiểm tra đúng mã mực in tương thích với máy đang dùng |
| Phòng sạch | Khăn lau, thảm dính bụi, bao ngón, găng tay phòng sạch, vật tư ESD | Tần suất thay mới vật tư tiêu hao và nhân sự trong phòng sạch | Phân biệt rõ các mã hàng có yêu cầu chống tĩnh điện (ESD) |
| Tổ bảo trì | Dao rọc, kéo, khay/hộp linh kiện, dụng cụ cầm tay, dầu bôi trơn, hóa chất vệ sinh | Lịch bảo trì định kỳ và mức độ hao mòn dụng cụ tại xưởng | Rà soát kỹ quy cách dụng cụ và chủng loại hóa chất |
4. Biến bảng kiểm hằng tháng thành một đơn hàng tổng hợp
Để tiết kiệm thời gian xử lý cho cả bộ phận sử dụng lẫn bộ phận mua hàng, nhà máy có thể áp dụng quy trình 3 bước mỗi tháng:
- Cập nhật số lượng: Định kỳ hằng tháng, các bộ phận điền số lượng vật tư cần dùng vào cùng một bảng theo dõi chung.
- Gộp danh sách mua hàng: Phòng mua hàng tổng hợp dữ liệu từ tất cả các bộ phận thành một danh sách vật tư duy nhất.
- Gửi cho một nhà cung cấp đầu mối: Thay vì hỏi giá lẻ nhiều nơi, nhân viên mua hàng gửi toàn bộ danh sách cho một đầu mối cung cấp để nhận báo giá chung, giảm số lần nhận hàng ở cổng và số bộ hóa đơn phải đối chiếu.
Kết luận
Duy trì bảng kiểm vật tư tiêu hao nhà máy theo từng bộ phận giúp phòng mua hàng và hành chính chủ động kế hoạch ngân sách, tránh mua gấp và chuẩn hóa quy trình đặt hàng định kỳ. EVITY hiện là đầu mối cung cấp trọn gói các nhóm bảo hộ lao động, đóng gói bao bì, văn phòng phẩm – in ấn, vật tư phòng sạch và công cụ dụng cụ cho nhà máy tại Bắc Ninh – Bắc Giang, Hà Nội và lân cận, Hải Dương – Hải Phòng – Hưng Yên cùng các khu công nghiệp trên toàn quốc. Đơn hàng được xuất đầy đủ hóa đơn VAT điện tử, hỗ trợ thanh toán công nợ theo thỏa thuận và giao tận kho hoặc cổng nhà máy.
Khi đã gộp xong danh sách vật tư của tháng này, bạn chỉ cần sao chép từ Excel và dán vào trang Báo giá nhiều mã để nhận một bảng báo giá chung từ EVITY.
