Cách giảm hao phí vật tư đóng gói cho nhà máy hiệu quả

Chi phí vật tư đóng gói có thể tăng lên đáng kể khi nhà máy sử dụng băng dính, dây đai hoặc bao bì không đúng quy cách, cấp phát thiếu kiểm soát hay thường xuyên phải đóng gói lại. Để giảm hao phí vật tư đóng gói, phòng mua hàng cần phối hợp với bộ phận kho vận và sản xuất nhằm kiểm soát cả lượng tiêu hao lẫn chất lượng đóng kiện. Dưới đây là những phương pháp thực tế giúp doanh nghiệp sử dụng vật tư hợp lý và quản lý chi phí mua sắm hiệu quả hơn.

1. Vì sao nhà máy thường phát sinh hao phí vật tư đóng gói?

Hao phí không chỉ đến từ việc sử dụng quá nhiều vật tư mà còn có thể phát sinh do lựa chọn sai quy cách, bảo quản không phù hợp hoặc thiếu quy trình kiểm soát.

Một số nguyên nhân thường gặp gồm:

• Sử dụng vật tư vượt nhu cầu: Dùng quá nhiều lớp băng dính, dây đai hoặc bao bì so với phương án đóng gói đã được đánh giá.
• Chọn sai quy cách: Kích thước túi, chiều rộng dây đai hoặc loại băng dính không phù hợp với kiện hàng.
• Thao tác không thống nhất: Mỗi nhân viên sử dụng lượng vật tư khác nhau cho cùng một loại sản phẩm.
• Đóng gói lại: Kiện hàng không đạt yêu cầu bảo vệ hoặc cố định, phải tháo bỏ và thực hiện lại.
• Quản lý tồn kho chưa tốt: Vật tư bị hư hỏng, thất lạc hoặc tồn lâu do thiếu theo dõi.

Để xác định nguyên nhân chính, doanh nghiệp nên ghi nhận hao phí theo từng công đoạn thay vì chỉ tổng hợp số lượng vật tư xuất kho.

2. Làm thế nào để chuẩn hóa định mức vật tư đóng gói?

Định mức tiêu hao là lượng vật tư dự kiến cần sử dụng để hoàn thành một đơn vị đóng gói đạt yêu cầu.

Ví dụ, nhà máy có thể xây dựng định mức riêng cho từng loại thùng carton, kiện hàng hoặc pallet.

Quy trình thực hiện gồm:

1. Phân loại các nhóm sản phẩm có yêu cầu đóng gói tương tự.
2. Xác định vật tư và phương pháp đóng gói phù hợp.
3. Thử nghiệm lượng sử dụng trên một số kiện hàng đại diện.
4. Kiểm tra khả năng bảo vệ, cố định và vận chuyển.
5. Ban hành hướng dẫn thao tác và định mức sau khi đánh giá đạt yêu cầu.
6. Theo dõi thực tế để điều chỉnh khi phát sinh thay đổi.

Công thức theo dõi cơ bản:

Tỷ lệ hao phí (%) = (Lượng vật tư thực tế sử dụng - Lượng vật tư theo định mức) / Lượng vật tư theo định mức × 100%.

Chỉ số này phản ánh mức chênh lệch so với định mức. Nếu kết quả âm, lượng sử dụng thấp hơn định mức; cần kiểm tra chất lượng đóng gói trước khi xem đó là cải thiện.

3. Chọn đúng vật tư giúp hạn chế lãng phí như thế nào?

Lựa chọn vật tư cần dựa trên kích thước kiện hàng, khối lượng, điều kiện lưu kho và phương thức vận chuyển.

Phòng mua hàng có thể tham khảo các nhóm vật tư tại EVITY như băng dính đóng thùng cho kho hàng và logistics, dây đai PET đóng kiện pallet và túi PE đóng gói hàng hóa.

Việc chọn đúng quy cách có thể giúp hạn chế vật tư dư thừa, nhưng không nên cắt giảm độ dày, số vòng đai hoặc lớp bảo vệ khi chưa kiểm tra mức độ an toàn của kiện hàng.

4. Kiểm soát cấp phát và tồn kho vật tư ra sao?

Ngay cả khi đã lựa chọn đúng vật tư, doanh nghiệp vẫn có thể phát sinh hao phí nếu không kiểm soát việc cấp phát.

Bộ phận kho nên thiết lập quy trình gồm:

• Quản lý theo mã vật tư: Mỗi loại vật tư có mã nhận diện và đơn vị tính thống nhất.
• Cấp phát theo nhu cầu: Ghi nhận số lượng cấp cho từng bộ phận hoặc công đoạn.
• Theo dõi tồn kho: Đối chiếu nhập, xuất và tồn để phát hiện chênh lệch.
• Kiểm tra điều kiện bảo quản: Hạn chế hư hỏng do môi trường lưu kho không phù hợp.
• Ghi nhận vật tư lỗi: Phân biệt vật tư hỏng do bảo quản, thao tác hoặc chất lượng đầu vào.

Đối với vật tư sử dụng thường xuyên, nên rà soát định kỳ mức tiêu hao theo sản lượng thực tế để phát hiện biến động bất thường.

5. Đo lường hiệu quả giảm hao phí bằng chỉ số nào?

Doanh nghiệp cần có dữ liệu trước và sau khi thay đổi phương án đóng gói để đánh giá hiệu quả.

Các chỉ số nên theo dõi gồm:

• Mức tiêu hao trên mỗi kiện: Tổng lượng vật tư sử dụng chia cho số kiện đạt yêu cầu.
• Tỷ lệ chênh lệch định mức: So sánh lượng sử dụng thực tế với định mức đã ban hành.
• Tỷ lệ đóng gói lại: Số kiện phải thực hiện lại chia cho tổng số kiện.
• Tỷ lệ vật tư hư hỏng: Lượng vật tư hư hỏng so với lượng vật tư sử dụng hoặc cấp phát, theo cùng một cơ sở đo lường.
• Chi phí đóng gói trên mỗi kiện: Tổng chi phí vật tư đóng gói chia cho số kiện đạt yêu cầu.

Khi đánh giá, cần xem xét đồng thời mức tiêu hao và chất lượng đóng gói.

Một phương án sử dụng ít vật tư hơn nhưng làm tăng số kiện hư hỏng hoặc phải đóng gói lại chưa chắc mang lại hiệu quả kinh tế.

6. Phòng mua hàng tối ưu việc mua vật tư đóng gói thế nào?

Ngoài kiểm soát tiêu hao tại kho, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả mua sắm bằng cách tổng hợp nhu cầu từ nhiều bộ phận.

Phòng mua hàng nên:

1. Lập danh sách vật tư đóng gói sử dụng thường xuyên.
2. Chuẩn hóa tên hàng, quy cách, đơn vị tính và số lượng dự kiến.
3. Tổng hợp nhu cầu mua theo kỳ để hạn chế yêu cầu mua hàng phân tán.
4. So sánh báo giá theo cùng quy cách và điều kiện cung ứng.
5. Đối chiếu hóa đơn, chứng từ và lượng hàng thực nhận.
6. Theo dõi mức tiêu hao để điều chỉnh kế hoạch mua hàng kỳ tiếp theo.

Việc gom nhiều nhóm vật tư về một đầu mối cung cấp có thể giảm số lần liên hệ, nhận báo giá và xử lý chứng từ.

EVITY là đầu mối cung cấp vật tư tiêu hao cho nhà máy trong khu công nghiệp trên toàn quốc, hỗ trợ nhận danh sách nhiều mã hàng và lập báo giá chung. EVITY xuất hóa đơn VAT điện tử cho đơn hàng, giao hàng tận kho hoặc cổng nhà máy và có chính sách thanh toán công nợ theo thỏa thuận với khách hàng doanh nghiệp.

Kết luận

Để giảm hao phí vật tư đóng gói, nhà máy cần kết hợp ba hoạt động: chọn đúng quy cách vật tư, kiểm soát định mức sử dụng và theo dõi dữ liệu tiêu hao thực tế.

Phòng mua hàng nên phối hợp với kho vận để chuẩn hóa danh sách vật tư, hạn chế mua sai quy cách và xây dựng kế hoạch cung ứng định kỳ.

Gửi danh sách vật tư để nhận báo giá từ EVITY. Doanh nghiệp có thể tổng hợp nhu cầu băng dính, dây đai, túi đóng gói và các vật tư tiêu hao khác để yêu cầu một báo giá chung, thuận tiện cho việc so sánh, đối chiếu chứng từ và quản lý mua sắm.